Karşıyaka Belediyesi Arşiv Müdürlüğü çatısı altında yürütülen çalışmalar kapsamında 13 müdürlüğe ait resmi belge ve evraklar dijital ortamda saklanıyor. Sistem kapsamında bugüne kadar yaklaşık 6 milyon 120 bin sayfa evrak ve 565 bin metre proje taranıp dijitalleştirilerek Arşiv Yönetim Sistemi’ne (AYS) aktarıldı.
DAHA HIZLI VE ETKİN HİZMET
ANKA’nın haberine göre, Örnekköy Şantiye Tesisleri içinde faaliyetlerini sürdüren Arşiv Müdürlüğü’nün Karşıyaka Belediyesi Ana Hizmet Binası’nda da bir çalışma ofisi bulunuyor. İlçe sakinleri ihtiyaç duydukları resmi belge ve evrakları bu ofisten temin edebiliyor. Eğer söz konusu evrak dijitalleştirilmiş ise vatandaşa flash bellek, CD veya mail aracılığıyla iletiliyor. Evrak dijital ortama aktarılmamış olsa bile hızlı bir şekilde aktarımı sağlanıp yine aynı kanallar aracılığıyla başvuru sahibine teslim ediliyor. Böylece Karşıyakalılar daha önceden randevu sistemi ile aldıkları hizmete hızlı ve daha kolay bir biçimde ulaşabiliyor. Ayrıca, Arşiv Müdürlüğü’nün ekspertiz hizmetleri de mesai saatleri içerisinde sürdürülüyor. Altyapısı hazırlanan çalışmalar kapsamında e-ekspertiz hizmetinin de en kısa sürede hayata geçirilmesi planlanıyor.
Sistem sayesinde, belgelerin fiziksel arşivde aranması ile doğacak zaman ve iş gücü kaybı ortadan kaldırılıyor. Yüksek güvenlik standartları altında kayda alınan belgelerin dosya bütünlüğü ve içerik orijinalliği de korunmuş oluyor.
Kurumsal arşivin dijitalleştirilmesi ve ek hizmetlerin sunulması için çalışmaya devam ettiklerini belirten Karşıyaka Belediye Başkanı Yıldız Ünsal, “Dijital arşivimizle kurumsal belleğimizi daha tasarruflu bir şekilde koruyor ve geleceğe aktarıyoruz. Fiziksel arşivimize ek olarak oluşturduğumuz dijital arşiv sayesinde evraklara kısa sürede ulaşabiliyor, evrak deformasyonunu engelliyor, evrakları daimi olarak koruyor ve kaybolmasının önüne geçiyoruz. Vatandaşlarımıza daha hızlı, etkin ve güvenli bir şekilde hizmet sunmak için çalışmaya devam edeceğiz” dedi.
(HABER MERKEZİ)